CONDUITE DE RÉUNIONS - Préparer, animer et définir un plan d'action

1) Préparer sa réunion

• Définir l’objectif de la réunion
• Utiliser un outil structurant pour organiser la réunion
• Définir le timing, le contenu, les étapes de la réunion
• Identifier le type de réunion à conduire en fonction de l’objectif : information, résolution de problème, suivi, décision….

Exercices pratiques sur la préparation de sa future réunion

2) Démarrer la réunion

• Ouvrir la réunion : accueil des participants, introduire pour affirmer son leadership
• Rappeler le contexte, donner les objectifs concrets de la réunion, l’ordre du jour, le timing et les règles de fonctionnement
• S’organiser pour récolter les informations nécessaires au compte-rendu au cours la réunion

Exercices pratiques de communication orale, d’ouverture, de présentation des objectifs

3) Conduire la réunion

• Lancer la phase de production
• Savoir communiquer pour créer le mouvement, l’implication, le dialogue
• Cadrer la réunion en fonction du timing défini
• Savoir répondre aux objections et aux freins des participants
• Savoir mettre en avant des arguments pour convaincre

Exercices pratiques de traitement des objections et travail sur les arguments

4) Conclure une réunion

• Fixer les engagements, les décisions prises dans le « relevé de décision »
• Fixer la date de la prochaine réunion pour assurer le suivi

Exercice pratique de clôture de réunion

5) Après la réunion

• Rédiger le compte-rendu
• Diffuser le compte rendu

Exercice pratique de rédaction d’un compte rendu